出張は、国内外を問わず、ビジネスの拡大や顧客との良好な関係維持に欠かせない要素となっています。
しかし、出張には宿泊費や交通費などの経費がかかるため、効率的なコスト管理が求められます。
本記事では、２００日以上の出張経験を持つ筆者が、出張手当の相場や、出張旅費による上手なコスト管理の方法について解説します。
出張手当の適正な支給額や精算方法、出張費用の節約術など、効果的なコスト管理のポイントについて詳しく紹介します。
出張に携わるすべての方々にとって参考になる情報をお届けいたします。
出張手当の適正な支給額と精算方法
出張手当は、出張者が勤務地を離れて遠方に出張する際に一律で支払われる手当や日当のことです。
会社員のモチベーションを高めるためにも、適正な手当の支給が重要です。
出張手当の計算方法と支給基準
出張手当の相場を把握するためには、まずは計算方法と支給基準を理解する必要があります。
出張手当は、従業員が出張先での滞在費や食事代をまかなうために支給される手当です。
一般的には日当制で支給され、出張日数に応じて支給額が決められます。
出張手当の相場は、企業によって異なる場合がありますが、一般的には「通常必要であると認められる金額」とされています
出張手当の支給基準は、出張日数や勤務時間、出張先の都市や国によって異なります。
一般的には、出張日当・宿泊日当・食事日当などが含まれます。
出張手当の精算手続きと領収書の提出方法
出張手当は、従業員が出張先で支出した経費を精算するためにも使用されます。
精算手続きでは、出張費用の明細書や領収書の提出が必要となります。
領収書は必要経費を証明するために重要ですので、出張時には必ず取得しておきましょう。
また、領収書の提出方法や精算手続きについては企業の出張旅費規程に従って行う必要があります。
無くさないように取り扱いには十分注意しましょう。
出張手当の税金と社会保険への影響
出張手当は非課税で支給される場合があります。
しかし、税金や社会保険への影響は個人の所得や会社の方針によって異なる場合があります。
従業員と企業との間で正確な情報共有や事前の確認を行い、税務調査や社会保険の適用に問題が生じないように注意が必要です。
税金や社会保険に関する詳細な情報は、会計担当者や専門家に相談することをおすすめします。
出張旅費の相場
出張旅費は具体的にどれぐらいの金額をもらえるのかが一番気になることかと思います。
会社によって大きく異なるのであくまで参考としてください。
宿泊費の相場
まずは実費精算する会社と一律支給する会社に分かれます。
実費精算する場合は会社で予約をする場合が多いです。
一律支給の場合は役職によるところが大きいですが、
一般社員は７０００円～１００００円
課長や部長などの管理職は８０００円～１２０００円
といったところだと思います。
宿泊出張の宿泊料（全地域一律の場合）の平均支給額は，部長クラス9,835円，一般社員8,605円
産労総合研究所
出張日当（国内）の相場
国内出張の場合でも出張日当が出る会社が多いです。
日帰りの場合と宿泊の場合で支給額が異なる場合が多いですが
一般社員は１５００円～３０００円
課長や部長などの管理職は２０００円～４０００円
といったところだと思います。
産労総合研究所
- 日帰り出張の日当を支給する企業は84.2％。平均支給額（距離・時間・地域区分がない場合）は，部長クラス2,666円，一般社員2,094円
- 宿泊出張の日当を支給する企業は91.2％。平均支給額（全地域一律の場合）は，部長クラス2,900円，一般社員2,355円
出張日当（海外）の相場
海外出張の場合は国内出張よろ多めに出張日当が出る会社が多いです。
日帰りの場合と宿泊の場合で支給額が異なる場合が多いですが
一般社員は４０００円～６０００円
課長や部長などの管理職は５０００円～７０００円
といったところだと思います。
日当の平均支給額（円建て企業）は，北米地域で，部長クラス5,593円，一般社員4,913円，中国地域で，部長クラス5,185円，一般社員4,514円
産労総合研究所
出張費用の節約術と効果的なコスト管理のポイント
出張に行って家計が赤字になってしまっては元も子もありません。
上手に出張費用を節約して自分にプラスになる出張にしましょう。
宿泊費の節約術
出張時の宿泊費は、経費の中でも大きな割合を占めます。
会社規定によりますが、宿泊費として一定額支給される会社では余った分を返却する必要はありません。
宿泊施設の選定や早期予約、フリープランの利用などを通じて、宿泊費を削減する方法があります。
また、ビジネスホテルや提携施設の割引特典を活用することもおすすめです。
長期の出張者にはレオパレスのような月決め契約のマンスリー物件を契約するのも手です。
私の経験上ですが、2か月以上の場合はマンスリー物件の方がお得に宿泊できます。
食事費の管理とレストラン選びのコツ
食事費の管理とレストラン選びのコツ出張時の食事費は意外と大きな負担になることがあります。
食事費の節約術としては、出張先での食事を自炊する、地元の安い飲食店を利用する、割引クーポンを活用するなどの方法があります。
各地域で地元の味や文化を楽しめるレストランを選ぶこともおすすめです。
普段行くことができない地域の料理を楽しむのは出張の醍醐味の一つと言えます。
自炊をする際は注意事項があります。
キッチンの付属していないビジネスホテルでは部屋でガスコンロを使用するのは基本的に防災上禁止です。
自炊をする際は宿泊先のルールに注意しましょう。
交通費の削減と移動時間の効率化
交通費も出張コストの一環です。
公共交通機関の利用や経費規程に基づいた適切な経路選定も重要です。
交通費の削減術としては、事前に航空券や宿泊施設を予約することで割引料金を利用する方法や、公共交通機関を活用する方法などがあります。
また、移動時間の効率化も大切です。
出張先での移動手段を事前に計画し、効率的なルートを選ぶことで移動時間を短縮することができます。
コスト管理のためのツールとシステムの活用
コスト管理には、出張費用を効果的に管理するためのツールやシステムの活用が重要です。
旅費精算システムや経費管理アプリなどを活用することで、費用の可視化や集計作業の効率化を図ることができます。
また、出張経費の予算を立てるなど、事前の計画もコスト管理の一環です。
まとめ
出張手当の相場や出張費用の節約術を把握して、効果的なコスト管理を実践しましょう。
出張には必要な費用がかかりますが、適切な管理方法を取ることで、効率的かつ経済的に出張を行うことが可能です。
出張を担当するすべての方々にとって、本記事が役立つ情報となることを願っています。
